Améliorer sa communication orale : 12 habitudes pour être écouté

On présente souvent la communication comme une liste de « soft skills » à la mode. En pratique, on vous écoute grâce à quelques habitudes concrètes : ce que vous dites en premier, la façon dont vous le dites et le sentiment qu'a l'autre d'être entendu. En voici 12, avec des exercices.

Qu'est-ce que la communication orale ?

La communication orale, c'est l'ensemble des compétences qui servent à faire passer un message et à comprendre celui des autres : choisir et ordonner ce que l'on dit, le porter avec sa voix et son corps, et écouter. La plupart des gens ne travaillent que les mots, alors que l'interlocuteur juge aussi votre voix et l'attention que vous lui portez.

Contenu : 4 habitudes pour dire les choses clairement

Une communication verbale claire, c'est un interlocuteur qui connaît votre idée dès la première ou la deuxième phrase et qui peut suivre pourquoi vous la défendez. Cela tient à l'ordre de vos mots, pas à la richesse de votre vocabulaire.

1. Commencez par la conclusion

Dites d'abord où vous voulez en venir, puis le contexte. « Il faut décaler le lancement d'une semaine. Deux raisons… » fonctionne mieux que cinq minutes de mise en place avant la même phrase. On écoute plus attentivement quand on sait où l'on va.

2. Point, raison, exemple

Pour expliquer ou convaincre, procédez en trois temps, puis répétez l'idée : « Je pense qu'on devrait faire appel à un prestataire. Nous n'avons pas les compétences en interne. La dernière fois, la migration a pris trois mois au lieu de trois semaines. Un prestataire est donc l'option la plus rapide. » Exercice : pendant une semaine, répondez ainsi, à voix haute, à trois questions du quotidien par jour.

3. Une idée par phrase

Les longues phrases enchaînées (« et donc… ce qui veut dire que… mais aussi… ») perdent l'auditoire. Gardez des phrases assez courtes pour être dites d'un souffle, et remplacez le jargon par des mots simples, sauf si toute la salle le parle.

4. Supprimez les précautions oratoires

« Je voulais juste peut-être suggérer qu'on pourrait éventuellement… » enterre l'idée. Les précautions comme « juste », « un peu », « je me trompe peut-être, mais » vous font paraître hésitant sur des idées auxquelles vous croyez. Ne gardez une nuance que là où vous avez un vrai doute. Pour trouver le mot juste sous pression, voyez notre guide pour mieux s'exprimer à l'oral.

La voix : c'est elle qui décide si l'on continue à vous écouter

La voix est le volet que la plupart des conseils en communication oublient, et celui que l'on remarque en premier. Un message clair dit trop vite, trop bas ou d'un ton plat se perd. Le même message, à un rythme posé, avec des pauses et une voix stable, passe.

5. Parlez à un rythme que l'on peut suivre

Ceux qui parlent vite ont souvent l'impression que la rapidité fait intelligent. Pour l'auditeur, cela sonne le plus souvent précipité ou nerveux, et ne lui laisse pas le temps d'assimiler. En conversation, les guides citent en général 120 à 160 mots par minute en français, plus lentement pour ce qui compte. Si vous parlez aussi anglais au travail, le test de débit de parole gratuit mesure votre rythme en anglais en une minute, et nos exercices pour parler moins vite vous aideront si vous allez trop vite.

6. Faites une pause avant l'essentiel

Une pause d'une seconde avant un mot ou un chiffre clé fait tendre l'oreille, et une pause juste après laisse le temps de l'assimiler. Faire des pauses vous laisse aussi un instant pour choisir vos mots suivants, ce qui réduit les « euh ».

7. Finissez vos mots

Les fins de mots avalées obligent l'interlocuteur à faire un effort pour comprendre, et au bout d'un moment il arrête d'essayer. Ouvrez la bouche un peu plus que ce qui vous semble nécessaire et prononcez les consonnes finales, surtout au téléphone ou en visio quand le son est médiocre. Les exercices pour mieux articuler prennent cinq minutes par jour.

8. Accordez votre ton à votre message

Votre ton indique comment prendre vos mots. Laissez la voix descendre à la fin des décisions et des demandes pour qu'elles sonnent affirmées et non comme des questions ; notre guide pour parler avec assurance l'explique en détail. Variez davantage la hauteur pour la chaleur ou l'enthousiasme, et adoptez une voix plus lente, plus grave et plus douce pour une mauvaise nouvelle. Si c'est votre voix elle-même qui vous semble faible ou plate, commencez par notre guide pour améliorer sa voix.

L'écoute active : l'habitude qui donne envie de vous parler

Bien écouter, c'est montrer à l'autre que vous l'avez compris, pas attendre votre tour. C'est le principe de l'écoute active, popularisée par le psychologue Carl Rogers, et deux habitudes en font l'essentiel : reformuler ce que vous avez entendu, et poser une question de relance.

9. Reformulez avant de répondre

Avant de répondre à quelque chose d'important, reformulez-le : « Donc le vrai problème, c'est le délai, pas le budget ? » Cela désamorce les malentendus tôt et prouve que vous écoutiez. Dans une expérience menée auprès de 115 participants, ceux dont l'interlocuteur pratiquait l'écoute active se sentaient mieux compris que ceux qui recevaient des conseils ou un simple accusé de réception (Weger et al., 2014, International Journal of Listening) (en anglais).

10. Posez une question de relance

Une question de relance prouve que vous avez écouté. Dans plusieurs études portant sur de vraies conversations, y compris des speed datings, les personnes qui posaient davantage de questions, surtout des questions de relance, étaient davantage appréciées par leurs interlocuteurs (Huang et al., 2017, Journal of Personality and Social Psychology) (en anglais). Exercice : lors de vos trois prochaines conversations, posez au moins une question qui rebondit sur ce que l'autre vient de dire.

Le non-verbal et l'adaptation à votre interlocuteur

Les signaux non verbaux et l'attention portée à l'auditoire garantissent que vos mots sont reçus comme vous l'entendiez. Votre visage, votre posture et votre regard doivent aller dans le sens de ce que vous dites, et le niveau de détail comme le rythme doivent convenir à la personne en face.

11. Que votre corps dise la même chose que vos mots

Tournez-vous vers la personne, gardez les mains visibles et détendues, et regardez-la pendant l'essentiel de ce que vous dites, en détournant les yeux quand vous réfléchissez. Si vous dites « Avec plaisir » les bras croisés et les yeux sur votre téléphone, on croit le corps. Vous avez peut-être entendu parler de la « règle des 7-38-55 », selon laquelle les mots ne porteraient que 7 % du sens. Ce chiffre vient d'expériences très étroites sur la façon dont on perçoit des émotions à partir de mots isolés et du ton de la voix ; il ne signifie pas que les mots comptent à peine dans une conversation ordinaire.

12. Adaptez-vous à qui vous écoute

Avant d'expliquer quelque chose, demandez-vous ce que la personne sait déjà et quel niveau de détail elle veut. Une directrice voudra peut-être la décision en une ligne, un ingénieur le raisonnement, un ami l'histoire. En cas de doute, demandez : « Tu veux la version courte ou les détails ? » Ralentissez et simplifiez vos mots pour les personnes qui vous écoutent dans une langue qui n'est pas la leur ou sur une mauvaise ligne.

Comment mener une conversation difficile

Une conversation difficile se passe mieux quand vous ralentissez, décrivez des faits plutôt que des jugements et écoutez avant de vous défendre. C'est là que la voix compte le plus : un ton plus lent, plus grave et stable apaise les échanges quand le fond est tendu.

1. Annoncez l'objectif. « Je voudrais qu'on parle de la passation du dossier, parce que je pense qu'on peut l'améliorer. »
2. Décrivez ce qui s'est passé, pas ce qu'est la personne. « Le rapport est arrivé avec deux jours de retard », et non « Tu n'es pas fiable ».
3. Dites la conséquence. « J'ai dû présenter sans les chiffres. »
4. Demandez et écoutez. « Qu'est-ce qui s'est passé de ton côté ? » Puis reformulez sa réponse avant de répondre.
5. Convenez d'une suite. « Donc la prochaine fois, tu me préviens dès mercredi si ça risque de glisser ? »

Répétez les deux premières phrases à voix haute avant l'échange, trois fois chacune, pour qu'elles sortent d'une voix stable. Pendant la conversation, marquez une pause quand l'autre a fini au lieu d'enchaîner : cela montre que vous l'avez entendu.

Un plan de 30 jours pour améliorer sa communication

Cinq à dix minutes par jour suffisent. Chaque bloc se concentre sur un domaine, et les habitudes s'additionnent.

Comment savoir si votre communication progresse ?

Comparez des enregistrements et les réactions des autres, pas votre ressenti. Votre impression d'une conversation est faussée par le stress et par la façon dont votre voix résonne dans votre tête : écoutez côte à côte les enregistrements du jour 1 et du jour 30, et demandez à une ou deux personnes de confiance ce qu'elles remarquent.

Les signes que cela fonctionne : on vous fait moins répéter, les réunions avancent plus vite après vos interventions, et les autres résument votre idée avec justesse. Pour la partie voix, si vous parlez anglais au travail, en entretien ou en ligne, Voceris note le débit, les pauses, les mots de remplissage, la clarté et le volume à partir d'un court enregistrement, ce qui transforme la comparaison avant-après en chiffres plutôt qu'en impression. L'app est en anglais et analyse votre voix quand vous parlez anglais.