Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp: 12 thói quen để được lắng nghe

Kỹ năng giao tiếp thường được dạy như một danh sách khẩu hiệu kỹ năng mềm. Trên thực tế, người khác lắng nghe bạn nhờ vài thói quen rất cụ thể: bạn nói gì trước, bạn nghe thế nào khi nói, và họ có thấy mình được lắng nghe không. Dưới đây là 12 thói quen như vậy, kèm bài tập.

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là những khả năng bạn dùng để truyền đạt thông điệp và hiểu thông điệp của người khác: chọn và sắp xếp điều mình nói, nói nó bằng giọng và cơ thể, và lắng nghe. Phần lớn người chỉ luyện câu chữ, nhưng người nghe còn đánh giá bạn nghe thế nào và bạn có đang thật sự chú ý đến họ hay không.

Nội dung: 4 thói quen để nói cho rõ

Giao tiếp bằng lời rõ ràng nghĩa là người nghe biết ý chính của bạn trong một hai câu đầu và theo được vì sao bạn nghĩ vậy. Điều đó đến từ thứ tự câu chữ, không phải từ vốn từ to tát hơn.

1. Nói ý chính trước

Nói kết luận trước, bối cảnh sau. “Mình nên lùi ngày ra mắt một tuần. Có hai lý do…” hiệu quả hơn năm phút dẫn dắt để đi đến đúng câu đó. Người ta lắng nghe kỹ hơn khi đã biết bạn đang đi về đâu.

Trong văn hóa Việt, đi thẳng vào việc đôi khi bị coi là cộc lốc, nên nhiều người quen “vòng vo tam quốc” để giữ phép lịch sự. Bạn vẫn giữ được lễ: một câu chào hỏi hoặc hỏi thăm, rồi vào ý chính ngay câu thứ hai.

2. Dùng ý chính, lý do, ví dụ

Khi giải thích hay thuyết phục, hãy dùng ba nhịp, rồi nhắc lại ý chính: “Em nghĩ mình nên thuê ngoài. Đội mình chưa có người làm được phần này. Lần trước tự làm, việc chuyển dữ liệu mất ba tháng thay vì ba tuần. Nên thuê ngoài là cách nhanh hơn.” Bài tập: mỗi ngày trả lời ba câu hỏi đời thường theo cách này, nói to thành tiếng, trong một tuần.

3. Mỗi câu một ý

Những câu nối dài “xong rồi… thì là… mà cũng…” làm người nghe lạc. Giữ câu đủ ngắn để nói trong một hơi, và đổi thuật ngữ chuyên môn thành từ thông thường, trừ khi cả phòng đều dùng thuật ngữ đó.

4. Bớt rào đón và từ đệm

“Dạ, em chỉ muốn góp ý nhỏ là có lẽ mình có thể thử xem…” chôn vùi ý tưởng. Những câu rào đón như “chắc là”, “kiểu như”, “em cũng không chắc nhưng” làm bạn nghe thiếu chắc chắn về những điều bạn thật sự tin. Chỉ giữ rào đón ở chỗ bạn thật sự chưa chắc. Để tìm đúng chữ khi bị áp lực, xem bài cách ăn nói lưu loát, mạch lạc.

Cách nói: giọng của bạn quyết định người ta có nghe tiếp không

Cách nói là phần mà phần lớn lời khuyên về giao tiếp bỏ qua, và là phần người khác nhận ra đầu tiên. Một thông điệp rõ ràng nhưng nói quá nhanh, quá nhỏ hoặc đều đều sẽ bị trôi mất. Cùng thông điệp đó, nói ở nhịp thong thả, có khoảng ngừng và giọng vững, sẽ được nghe.

5. Nói ở nhịp người khác theo kịp

Người nói nhanh thường nghĩ tốc độ làm mình nghe thông minh. Với người nghe, nó thường nghe vội vàng hoặc hồi hộp, và không chừa thời gian để hiểu điều bạn vừa nói. Hãy chậm hơn ở những phần quan trọng. Với tiếng Việt, mốc tốt nhất là nhịp của chính bạn lúc thoải mái; khi nói tiếng Anh, nhịp trò chuyện dễ nghe thường vào khoảng 120 đến 160 từ mỗi phút, và bài kiểm tra tốc độ nói miễn phí đo tiếng Anh của bạn trong một phút. Nếu bạn hay nói vội, bài cách nói chậm lại có các bài tập.

6. Ngừng trước phần quan trọng

Ngừng một giây trước một từ khóa hay một con số khiến người ta chú ý, và ngừng sau nó cho họ thời gian tiếp nhận. Khoảng ngừng cũng cho bạn một nhịp để chọn chữ tiếp theo, nên bạn cần ít từ đệm hơn.

7. Nói trọn từng chữ

Âm cuối bị nuốt và thanh điệu bị bẹt bắt người nghe phải cố mới hiểu, và một lúc sau họ thôi cố. Mở miệng rộng hơn một chút so với cảm giác cần thiết, nói trọn âm cuối như -t, -c, -p, -nh và giữ đủ dấu, nhất là khi gọi điện mà đường truyền kém. Các bài trong cách nói rõ ràng, tròn vành rõ chữ chỉ mất năm phút mỗi ngày.

8. Cho ngữ điệu khớp với thông điệp

Ngữ điệu cho người nghe biết nên hiểu lời bạn theo hướng nào. Với quyết định và đề nghị, hãy nói trọn chữ cuối và để cả câu chùng xuống chắc chắn, đừng bỏ lửng như đang hỏi; bài cách nói chuyện tự tin nói kỹ về điều này. Dùng cao độ thay đổi nhiều hơn khi muốn ấm áp hay hào hứng, và giọng chậm hơn, thấp hơn, nhỏ hơn khi báo tin không vui. Nếu chính giọng của bạn thấy yếu hoặc đều đều, hãy bắt đầu từ cách cải thiện giọng nói.

Lắng nghe: thói quen khiến người khác muốn nói chuyện với bạn

Lắng nghe tốt nghĩa là cho người kia thấy bạn đã hiểu, không chỉ là chờ đến lượt mình. Hai thói quen làm phần lớn việc này: tóm tắt lại điều bạn vừa nghe, và đặt một câu hỏi tiếp nối về nó.

9. Tóm tắt lại trước khi đáp

Trước khi trả lời bất kỳ điều gì quan trọng, hãy diễn đạt lại nó: “Vậy vấn đề chính là hạn chót, chứ không phải ngân sách, đúng không anh?” Cách này bắt được hiểu lầm từ sớm và cho thấy bạn đã chú ý. Trong một thí nghiệm với 115 người tham gia, những người được người đối diện phản hồi theo kiểu lắng nghe chủ động cảm thấy được thấu hiểu hơn so với người chỉ nhận lời khuyên hoặc một câu xác nhận đơn giản (Weger và cộng sự, 2014, International Journal of Listening, tiếng Anh).

10. Hỏi thêm một câu tiếp nối

Một câu hỏi tiếp nối chứng tỏ bạn đã nghe. Qua các nghiên cứu về trò chuyện trực tiếp, kể cả các buổi hẹn hò tốc độ, người hỏi nhiều hơn, nhất là hỏi tiếp nối, được người đối diện quý mến hơn (Huang và cộng sự, 2017, Journal of Personality and Social Psychology, tiếng Anh). Bài tập: trong ba cuộc trò chuyện tiếp theo, hỏi ít nhất một câu xây trên điều người kia vừa nói, ví dụ “Thế rồi chuyến đi Đà Lạt có như anh dự tính không?”

Ngôn ngữ cơ thể và điều chỉnh theo người nghe

Tín hiệu phi ngôn ngữ và sự để ý đến người nghe bảo đảm lời bạn được hiểu đúng như ý bạn. Nét mặt, tư thế và ánh mắt nên đồng thuận với lời nói, còn mức chi tiết, nhịp nói và cách xưng hô nên hợp với người trước mặt.

11. Để cơ thể đồng ý với lời nói

Quay người về phía người kia, để tay thả lỏng ở chỗ nhìn thấy được, và nhìn họ trong phần lớn lúc nói, liếc đi chỗ khác khi đang nghĩ. Nếu bạn nói “Em sẵn sàng hỗ trợ ạ” với hai tay khoanh và mắt dán vào điện thoại, người ta thường tin vào cơ thể. Có thể bạn từng đọc rằng chỉ 7% ý nghĩa đến từ lời nói. Con số đó đến từ những thí nghiệm hẹp về cách người ta đoán cảm xúc từ một từ đơn lẻ và giọng nói; nó không có nghĩa là lời nói gần như không quan trọng trong trò chuyện hằng ngày.

12. Điều chỉnh theo người đang nghe

Trước khi giải thích điều gì, hãy tự hỏi người này đã biết gì và muốn bao nhiêu chi tiết. Sếp có thể chỉ cần quyết định trong một câu, kỹ sư cần lập luận, bạn bè thì muốn nghe câu chuyện. Khi không chắc, hãy hỏi: “Anh muốn nghe bản ngắn hay chi tiết ạ?” Trong tiếng Việt, cách xưng hô cũng là một phần của điều chỉnh: chọn “anh, chị, em”, “mình” hay “tôi” đặt ngay khoảng cách và sắc thái cho cả cuộc nói chuyện, nên hãy chọn có chủ ý và giữ nhất quán. Chậm lại và dùng từ đơn giản hơn với người đang nghe bằng ngôn ngữ thứ hai hoặc qua một đường truyền kém.

Cách xử lý những cuộc nói chuyện khó

Những cuộc nói chuyện khó diễn ra tốt hơn khi bạn chậm lại, mô tả sự việc thay vì phán xét, và lắng nghe trước khi tự bào chữa. Giọng nói quan trọng nhất ở đây: một giọng chậm hơn, thấp hơn và vững giữ không khí bình tĩnh khi nội dung đang căng.

1. Mở đầu bằng mục đích. “Em muốn nói về lần bàn giao vừa rồi, vì em nghĩ mình sửa được.”
2. Mô tả việc đã xảy ra, không mô tả con người. “Báo cáo nộp trễ hai ngày,” không phải “Anh làm việc vô trách nhiệm.”
3. Nói hệ quả. “Vì vậy em phải trình bày mà không có số liệu.”
4. Hỏi và lắng nghe. “Bên anh đã gặp chuyện gì?” Rồi tóm tắt câu trả lời của họ trước khi đáp.
5. Thống nhất bước tiếp theo. “Vậy lần sau nếu có nguy cơ trễ, anh báo em trước thứ Tư nhé?”

Tập nói to hai câu đầu trước đó, mỗi câu 3 lần, để khi nói chúng ra giọng được vững. Trong cuộc nói chuyện, khi người kia nói xong, hãy ngừng một nhịp thay vì chen ngay vào; điều đó cho thấy bạn đã nghe.

Kế hoạch 30 ngày cải thiện kỹ năng giao tiếp

Năm đến mười phút mỗi ngày là đủ. Mỗi giai đoạn tập trung vào một mảng, và các thói quen xây dần lên nhau.

Làm sao biết kỹ năng giao tiếp của mình đang tiến bộ?

Hãy so bản ghi và phản ứng của người khác, không dựa vào cảm giác của bạn. Ấn tượng của bạn về một cuộc nói chuyện bị lệch bởi sự hồi hộp và bởi giọng mình nghe từ bên trong đầu, nên hãy nghe bản ghi ngày 1 và ngày 30 cạnh nhau, và hỏi một hai người bạn tin tưởng xem họ nhận ra điều gì.

Dấu hiệu là đang có tác dụng: người khác ít bảo bạn nhắc lại hơn, cuộc họp đi nhanh hơn sau khi bạn phát biểu, và người khác tóm tắt đúng ý của bạn. Với phần cách nói, nếu bạn dùng tiếng Anh ở công ty hay khi phỏng vấn, Voceris, ứng dụng luyện giọng phân tích khi bạn nói tiếng Anh, chấm nhịp nói, khoảng ngừng, từ đệm, độ rõ và âm lượng từ một bản ghi ngắn, biến phép so sánh trước và sau thành con số thay vì phỏng đoán.