Come migliorare la comunicazione: 12 abitudini per farsi ascoltare

Le capacità comunicative vengono spesso insegnate come un elenco di parole di moda sulle soft skill. In pratica, le persone ti ascoltano per poche abitudini concrete: cosa dici per primo, come suoni mentre lo dici e se si sentono ascoltate. Eccone 12, con gli esercizi.

Cosa sono le capacità comunicative?

Le capacità comunicative sono le abilità che usi per far arrivare un messaggio e per capire quello degli altri: scegliere e ordinare cosa dire, pronunciarlo con la voce e il corpo, e ascoltare. Quasi tutti lavorano solo sulle parole, ma chi ascolta giudica anche come suoni e se sembri prestargli attenzione.

Comunicazione verbale: 4 abitudini per dirlo in modo chiaro

Una comunicazione verbale chiara significa che chi ascolta conosce il tuo punto entro la prima o la seconda frase e riesce a seguire perché lo pensi. Dipende dall'ordine delle parole, non da un vocabolario più ricco.

1. Parti dal punto

Di' prima la conclusione, poi il contesto. "Dovremmo rimandare il lancio di una settimana. Per due motivi..." funziona meglio di cinque minuti di premessa che arrivano alla stessa frase. Le persone ascoltano con più attenzione quando sanno dove stai andando. La premessa lunga è un'abitudine molto italiana, soprattutto nelle email e nelle riunioni: tienila per dopo.

2. Usa punto, motivo, esempio

Quando spieghi o vuoi convincere, usa tre passaggi e poi ripeti il punto: "Penso che dovremmo prendere un consulente esterno. In azienda non abbiamo le competenze. L'ultima volta che ci abbiamo provato, la migrazione è durata tre mesi invece di tre settimane. Quindi il consulente è la strada più veloce." Esercizio: per una settimana, rispondi ad alta voce in questo modo a tre domande quotidiane al giorno.

3. Un'idea per frase

Le frasi lunghe e concatenate ("e quindi... il che significa... però anche...") fanno perdere chi ascolta. Tieni le frasi abbastanza corte da dirle in un respiro, e sostituisci il gergo con parole semplici, a meno che tutti nella stanza non lo usino.

4. Taglia attenuazioni e frasi di riempimento

"Volevo solo un attimino proporre che magari potremmo, diciamo..." seppellisce l'idea. Attenuazioni come "un attimino", "magari", "diciamo" e "forse sbaglio, però" ti fanno sembrare insicuro su punti in cui credi davvero. Tieni un'attenuazione solo dove sei davvero incerto. Per trovare le parole giuste sotto pressione, vedi come esprimersi meglio.

Il modo di parlare: come suoni decide se continuano ad ascoltarti

Il modo di parlare è la parte che quasi tutti i consigli sulla comunicazione saltano, ed è quella che le persone notano per prima. Un messaggio chiaro detto troppo in fretta, troppo piano o con un tono piatto si perde. Lo stesso messaggio, con un ritmo comodo, pause e una voce stabile, arriva.

5. Parla a un ritmo che si riesce a seguire

Chi parla veloce spesso pensa che la velocità sembri intelligenza. A chi ascolta suona di solito affrettata o nervosa, e non lascia il tempo di assorbire quello che hai detto. Un buon segnale pratico: se ti chiedono spesso di ripetere, o se resti senza fiato a metà frase, stai correndo. Gli esercizi in come parlare più lentamente aiutano se tendi ad accelerare. Se parli anche in inglese, il test della velocità di parola (misura il parlato inglese) ti dà le parole al minuto in un minuto.

6. Fai una pausa prima della parte importante

Una pausa di un secondo prima di una parola chiave o di un numero fa sporgere le persone verso di te, e una pausa dopo dà loro il tempo di assorbirlo. Fare pause ti dà anche un momento per scegliere le parole successive, quindi ti servono meno intercalari.

7. Pronuncia le parole per intero

I finali mangiati costringono le persone a fare fatica per capirti, e dopo un po' smettono di provarci. In italiano quasi tutte le parole finiscono in vocale: falla sentire, insieme alle doppie, soprattutto nelle chiamate in cui l'audio è scarso. Gli esercizi in come parlare in modo chiaro richiedono cinque minuti al giorno.

8. Accorda il tono al messaggio

Il tono dice alle persone come prendere le tue parole. Lascia scendere il tono alla fine di decisioni e richieste, così suonano definite e non come domande; come parlare con sicurezza lo spiega nel dettaglio. Usa più variazioni di tono per calore ed entusiasmo, e una voce più lenta, più bassa e più piana per le brutte notizie. Se è la tua voce in sé a sembrarti debole o piatta, comincia da come migliorare la voce per parlare.

Ascolto: l'abitudine che fa venire voglia di parlarti

Ascoltare bene significa far capire all'altra persona che l'hai capita, non solo aspettare il tuo turno. Due abitudini fanno quasi tutto il lavoro: riassumere quello che hai sentito e fare una domanda di approfondimento.

9. Riassumi prima di rispondere

Prima di rispondere a qualcosa di importante, riformulalo: "Quindi il problema principale è la scadenza, non il budget?" Intercetta presto i malintesi e dimostra che stavi ascoltando. In un esperimento con 115 partecipanti, le persone che ricevevano dall'interlocutore risposte di ascolto attivo si sentivano più comprese di quelle che ricevevano consigli o una semplice conferma (Weger e colleghi, 2014, International Journal of Listening, in inglese).

10. Fai una domanda di approfondimento

Una domanda di approfondimento dimostra che stavi ascoltando. In diversi studi su conversazioni dal vivo, speed date compresi, le persone che facevano più domande, soprattutto domande di approfondimento, risultavano più simpatiche ai loro interlocutori (Huang e colleghi, 2017, Journal of Personality and Social Psychology, in inglese). Esercizio: nelle tue prossime tre conversazioni, fai almeno una domanda che parta da qualcosa che l'altra persona ha appena detto.

Comunicazione non verbale e adattarsi a chi ascolta

I segnali non verbali e l'attenzione a chi hai davanti fanno sì che le tue parole vengano prese come intendevi. Viso, postura e sguardo devono dire la stessa cosa delle parole, e livello di dettaglio e ritmo devono adattarsi alla persona.

11. Fai dire al corpo la stessa cosa delle parole

Rivolgiti alla persona, tieni le mani visibili e rilassate e guardala per gran parte del tempo, distogliendo lo sguardo mentre pensi. Se dici "Ti aiuto volentieri" a braccia conserte e con gli occhi sul telefono, le persone tendono a credere al corpo. Forse hai letto che solo il 7% del significato passa dalle parole. Quel numero viene da esperimenti molto ristretti su come le persone leggono i sentimenti da singole parole e dal tono di voce; non significa che nella conversazione quotidiana le parole contino poco.

12. Adattati a chi ascolta

Prima di spiegare qualcosa, chiediti cosa sa già questa persona e quanti dettagli vuole. Un responsabile può volere la decisione in una riga, un ingegnere il ragionamento, un amico la storia. Se non sei sicuro, chiedi: "Vuoi la versione breve o i dettagli?" Rallenta e semplifica le parole con chi ti ascolta in una seconda lingua o su una linea disturbata.

Come gestire le conversazioni difficili

Le conversazioni difficili vanno meglio quando rallenti, descrivi fatti invece di giudizi e ascolti prima di difenderti. Qui la voce conta più che altrove: un tono più lento, più basso e stabile mantiene la calma anche quando il contenuto è teso.

1. Apri con lo scopo. "Vorrei parlare di com'è andato il passaggio di consegne, perché penso che possiamo sistemarlo."
2. Descrivi cosa è successo, non com'è la persona. "Il report è arrivato con due giorni di ritardo", non "Sei inaffidabile".
3. Di' l'effetto. "Così ho presentato senza i numeri."
4. Chiedi e ascolta. "Cosa è successo dalla tua parte?" Poi riassumi la risposta prima di replicare.
5. Concordate il passo successivo. "Quindi la prossima volta mi avvisi entro mercoledì se rischia di slittare?"

Prova ad alta voce le prime due frasi in anticipo, 3 volte ciascuna, così escono stabili. Durante la conversazione, quando l'altra persona finisce, fai una pausa invece di intervenire subito: segnala che l'hai sentita.

Un piano di 30 giorni per migliorare la comunicazione

Bastano cinque-dieci minuti al giorno. Ogni blocco si concentra su un'area, e le abitudini si costruiscono una sull'altra, sul lavoro come con gli altri in generale.

Come capire se la tua comunicazione sta migliorando

Confronta le registrazioni e le reazioni degli altri, non la tua sensazione. L'impressione che hai di una conversazione è distorta dall'agitazione e da come senti la tua voce da dentro la testa, quindi ascolta una accanto all'altra le registrazioni del giorno 1 e del giorno 30 e chiedi a una o due persone di fiducia cosa notano.

Segnali che funziona: ti chiedono meno spesso di ripetere, le riunioni vanno avanti più in fretta dopo che hai parlato e gli altri riescono a riassumere il tuo punto con precisione. Per la parte che riguarda la voce, Voceris assegna un punteggio a ritmo, pause, intercalari, chiarezza e volume partendo da una breve registrazione, e trasforma il confronto prima-dopo in numeri invece che in un'impressione. L'app è in inglese e analizza la tua voce quando parli inglese: utile se l'inglese ti serve al lavoro, nei colloqui o nelle call internazionali.