Cara meningkatkan kemampuan komunikasi: 12 kebiasaan agar didengar

Kemampuan komunikasi sering diajarkan sebagai daftar istilah soft skill. Dalam praktiknya, orang mendengarkanmu karena beberapa kebiasaan konkret: apa yang kamu katakan lebih dulu, bagaimana suaramu saat mengatakannya, dan apakah mereka merasa didengar. Berikut 12 kebiasaan itu, lengkap dengan latihannya.

Apa itu kemampuan komunikasi?

Cara meningkatkan kemampuan komunikasi dimulai dari memahami cakupannya: kemampuan menyampaikan pesan dan memahami pesan orang lain, yaitu memilih dan mengurutkan apa yang dikatakan, menyampaikannya dengan suara dan tubuh, serta mendengarkan. Kebanyakan orang hanya melatih kata-katanya, padahal pendengar juga menilai bagaimana suaramu terdengar dan apakah kamu tampak memperhatikan mereka.

Isi verbal: 4 kebiasaan agar pesan jelas

Komunikasi verbal yang jelas berarti pendengar tahu poinmu dalam satu atau dua kalimat pertama dan bisa mengikuti alasannya. Itu datang dari urutan kata-katamu, bukan dari kosakata yang lebih canggih.

1. Sampaikan poinnya di awal

Ucapkan kesimpulan dulu, baru latar belakangnya. "Menurut saya peluncurannya kita mundurkan seminggu. Ada dua alasan…" jauh lebih efektif daripada pengantar lima menit menuju kalimat yang sama. Orang mendengarkan lebih saksama begitu tahu ke mana arahmu.

Budaya kita sering menghargai basa-basi dan cara bicara yang tidak langsung, dan itu ada tempatnya: membangun hubungan. Kalau terasa terlalu blak-blakan, cukup satu kalimat pembuka yang sopan, lalu langsung ke poin. Yang membuat orang bingung bukan kesopanan, tetapi poin yang tersembunyi di akhir.

2. Pakai poin, alasan, contoh

Saat menjelaskan atau membujuk, pakai tiga ketukan lalu ulangi poinnya: "Saya usul kita pakai jasa kontraktor. Tim kita belum punya keahliannya. Terakhir kali kita coba sendiri, migrasinya makan tiga bulan, bukan tiga minggu. Jadi kontraktor adalah pilihan yang lebih cepat." Latihan: selama seminggu, jawab tiga pertanyaan sehari-hari dengan pola ini, keras-keras.

3. Satu ide per kalimat

Kalimat panjang yang bersambung ("terus… jadi… tapi juga…") membuat orang tersesat. Buat kalimat cukup pendek untuk diucapkan dalam satu napas, dan ganti istilah teknis dengan kata sederhana kecuali semua orang di ruangan memakainya.

4. Buang kata pelunak dan frasa pengisi

"Saya cuma mau, mungkin, sedikit usul, kayaknya kita bisa…" mengubur idenya. Kata pelunak seperti "cuma", "agak", "kayaknya", dan "maaf kalau salah, tapi" membuatmu terdengar ragu pada poin yang sebenarnya kamu yakini. Pakai kata pelunak hanya ketika kamu memang tidak yakin. Untuk menemukan kata yang tepat di bawah tekanan, lihat cara berbicara dengan baik dan lancar.

Penyampaian: cara kamu terdengar menentukan apakah orang terus mendengarkan

Penyampaian adalah bagian yang paling sering dilewatkan saran komunikasi, padahal paling cepat disadari orang. Pesan yang jelas tetap hilang kalau diucapkan terlalu cepat, terlalu pelan, atau dengan nada datar. Pesan yang sama dengan tempo tenang, jeda, dan suara stabil akan didengar.

5. Bicara dengan tempo yang bisa diikuti

Orang yang bicara cepat sering merasa kecepatan terdengar cerdas. Bagi pendengar, biasanya terdengar terburu-buru atau gugup, dan tidak menyisakan waktu untuk mencerna. Dalam obrolan bahasa Inggris, tempo yang nyaman kira-kira 120 sampai 160 kata per menit; bahasa Indonesia punya kata yang lebih panjang sehingga angkanya lebih rendah. Patokan yang berlaku di kedua bahasa: perlambat bagian yang penting. Kalau kamu sering bicara bahasa Inggris, tes kecepatan bicara gratis mengukur tempomu dalam semenit, dan cara mengatasi bicara terlalu cepat berisi latihannya.

6. Beri jeda sebelum bagian penting

Jeda satu detik sebelum kata kunci atau angka membuat orang condong mendengarkan, dan jeda sesudahnya memberi mereka waktu mencerna. Jeda juga memberimu waktu memilih kata berikutnya, sehingga kamu butuh lebih sedikit "eee".

7. Tuntaskan kata-katamu

Akhir kata yang menggumam membuat orang bekerja keras untuk memahamimu, dan lama-lama mereka berhenti berusaha. Buka mulut sedikit lebih lebar dari yang terasa perlu dan tuntaskan bunyi di akhir kata, terutama saat panggilan dengan sinyal buruk. Latihan di cara berbicara dengan jelas cukup lima menit sehari.

8. Sesuaikan nada dengan pesan

Nadamu memberi tahu orang bagaimana kata-katamu harus ditangkap. Biarkan nada turun di akhir keputusan dan permintaan supaya terdengar mantap, bukan seperti pertanyaan; cara berbicara dengan percaya diri membahasnya rinci. Pakai variasi nada lebih banyak untuk kehangatan atau antusiasme, dan suara yang lebih pelan, lebih rendah, dan lebih lirih untuk kabar buruk. Kalau suaramu sendiri terasa lemah atau datar, mulailah dari cara membuat suara bagus saat berbicara.

Mendengarkan: kebiasaan yang membuat orang senang bicara denganmu

Mendengarkan dengan baik berarti menunjukkan bahwa kamu paham, bukan sekadar menunggu giliran bicara. Dua kebiasaan melakukan sebagian besar pekerjaannya: merangkum kembali apa yang kamu dengar, dan mengajukan pertanyaan lanjutan tentangnya.

9. Rangkum dulu sebelum menjawab

Sebelum menanggapi hal penting, ulangi dengan kata-katamu sendiri: "Jadi masalah utamanya tenggat waktu, bukan anggaran?" Ini menangkap salah paham sejak awal dan menunjukkan kamu memperhatikan. Dalam eksperimen dengan 115 peserta, orang yang lawan bicaranya memberi respons mendengarkan aktif merasa lebih dipahami dibanding yang menerima nasihat atau tanggapan singkat biasa (Weger dkk., 2014, International Journal of Listening).

10. Ajukan satu pertanyaan lanjutan

Pertanyaan lanjutan membuktikan kamu mendengarkan. Dalam serangkaian studi percakapan langsung, termasuk kencan kilat, orang yang lebih banyak bertanya, terutama pertanyaan lanjutan, lebih disukai lawan bicaranya (Huang dkk., 2017, Journal of Personality and Social Psychology). Latihan: di tiga obrolan berikutnya, ajukan minimal satu pertanyaan yang berangkat dari sesuatu yang baru saja dikatakan lawan bicaramu.

Dasar nonverbal dan menyesuaikan diri dengan pendengar

Sinyal nonverbal dan kepekaan terhadap pendengar memastikan kata-katamu ditangkap sesuai maksudmu. Wajah, postur, dan kontak matamu harus sejalan dengan ucapanmu, sementara tingkat detail dan tempo harus cocok dengan orang di depanmu.

11. Buat tubuhmu setuju dengan kata-katamu

Hadapkan badan ke lawan bicara, biarkan tangan terlihat dan santai, dan tatap dia hampir sepanjang kamu bicara, sesekali mengalihkan pandangan saat berpikir. Kalau kamu bilang "Saya siap bantu" sambil bersedekap dan menatap ponsel, orang cenderung percaya pada tubuhmu. Mungkin kamu pernah membaca bahwa hanya 7% makna datang dari kata-kata. Angka itu berasal dari eksperimen sempit tentang cara orang membaca perasaan dari satu kata dan nada suara; bukan berarti kata-kata hampir tidak penting dalam percakapan sehari-hari.

12. Sesuaikan dengan siapa yang mendengarkan

Sebelum menjelaskan sesuatu, tanyakan pada dirimu apa yang sudah diketahui orang ini dan seberapa rinci yang dia mau. Atasan mungkin ingin keputusannya dalam satu kalimat, engineer ingin alasannya, teman ingin ceritanya. Kalau ragu, tanyakan: "Mau versi singkat atau detailnya?" Perlambat dan sederhanakan kata-katamu untuk orang yang mendengarkan dalam bahasa kedua atau lewat sambungan yang putus-putus.

Cara menghadapi percakapan yang sulit

Percakapan sulit berjalan lebih baik kalau kamu memperlambat tempo, menggambarkan fakta alih-alih menghakimi, dan mendengarkan sebelum membela diri. Di sinilah suara paling berperan: nada yang lebih pelan, lebih rendah, dan stabil menjaga suasana tetap tenang saat isinya menegangkan.

1. Buka dengan tujuan. "Saya mau bahas serah terima kemarin, karena saya rasa bisa kita perbaiki bersama."
2. Gambarkan kejadiannya, bukan orangnya. "Laporannya masuk dua hari terlambat," bukan "Kamu nggak bisa diandalkan."
3. Sebutkan dampaknya. "Akibatnya saya presentasi tanpa angkanya."
4. Bertanya dan dengarkan. "Dari sisimu, apa yang terjadi?" Lalu rangkum jawabannya sebelum kamu menanggapi.
5. Sepakati langkah berikutnya. "Jadi lain kali kamu kabari paling lambat Rabu kalau akan mundur, ya?"

Latih dua kalimat pertama keras-keras sebelumnya, masing-masing 3 kali, supaya keluar dengan stabil. Saat percakapan berlangsung, beri jeda setelah lawan bicara selesai alih-alih langsung menyambar; itu tanda kamu mendengarnya.

Rencana 30 hari untuk meningkatkan kemampuan komunikasi

Lima sampai sepuluh menit sehari sudah cukup. Setiap blok fokus pada satu area, dan kebiasaannya saling membangun.

Bagaimana tahu komunikasimu membaik?

Bandingkan rekaman dan reaksi orang lain, bukan perasaanmu sendiri. Kesanmu tentang sebuah percakapan dibengkokkan oleh rasa gugup dan oleh cara suaramu terdengar di dalam kepala, jadi dengarkan rekaman hari 1 dan hari 30 berdampingan, lalu tanyakan kepada satu atau dua orang yang kamu percaya apa yang mereka perhatikan.

Tanda-tanda berhasil: orang lebih jarang memintamu mengulang, rapat bergerak lebih cepat setelah kamu bicara, dan orang lain bisa merangkum poinmu dengan tepat. Untuk sisi penyampaian, Voceris menilai tempo, jeda, filler words, kejelasan, dan volume dari rekaman singkat, sehingga perbandingan sebelum dan sesudah menjadi angka, bukan tebakan. Aplikasinya berbahasa Inggris dan menganalisis suaramu saat berbicara bahasa Inggris, jadi paling berguna kalau rapat, presentasi, atau wawancaramu sering memakai bahasa Inggris.